「成約率を上げるアポの取り方を知りたい」
「アポ取りを効率的にしたい」
商談の場を確保するためには、まずアポを取ることが必要です。とはいえ、アポ取りには時間や手間がかかり、たくさんの業務を多く抱える営業担当者には大変な負担でしょう。
本記事では、アポ取りの効率を上げる方法として、代行依頼を提案します。自分で行う場合の上手なアポの取り方のコツも伝授します。成約率が上がる例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
この記事で得られること
・アポ取りを代行依頼するメリットを知れる
・上手なアポ取りのコツを学べる
・成約率を上げるアポ取りの例文が知れる
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【おすすめ】アポ取りを代行依頼して業務を効率化
アポ取りの手間や時間を減らしたいと考える営業担当者に、アポ取りの代行依頼をおすすめします。アポ取りをプロに任せることで、商談に集中できる時間が増え、結果として業績アップにつながります。
例えば、代行業者には、営業リストの作成、新規顧客獲得のためのテレアポ代行、既存顧客へのアップセル提案の代行など、幅広い業務を依頼できます。
代行依頼する際のメリット・デメリットは以下の通りです。
代行依頼するメリット
1．プロによる大量アプローチが可能
営業担当者は多くの業務と並行してアポ取りを行わなければなりませんが、代行業者はアポ取りに特化しており、大量の新規顧客に効果的にアプローチできます。
結果として、これまでよりも多くのアポを獲得できます。
2．スキルの高い人材による効率的なアポ獲得
代行業者は豊富な知識とノウハウを持ち、アポ取りを効率的に行います。また、業者が営業結果をフィードバックしてくれるため、社員もアポ取りのノウハウを習得できます。
3．コスト削減
アポ取りを行う社内人材の育成や登用にかかる費用よりも、アポ取りのプロに任せる方がコストパフォーマンスが良い場合も多々あります。
アポ取りの代行依頼により、多くのメリットが享受できます。どのアポ取り代行業者に依頼すればよいか分からない方は、ぜひコンペルにお問い合わせください。精通したアドバイザーが、ヒアリングをもとに最適な会社をお探しします。
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代行依頼するデメリット
1．担当スタッフによる質の差
代行業者の担当者によって、アポ取りのスキルに差が生じることがあります。
自社の業界で実績があり、評判の良い代行業者を選ぶことが重要です。また、どのようなスタッフが担当するのか事前に確認することで、リスクを回避できます。
2．コスト増の可能性
代行業者への依頼は、コストがかさむケースもあります。しかし、自社に合った料金体系を選ぶことで、コスト増を回避できます。
代行業者には、成果課金型やコール課金型などさまざまな料金体系があり、商材の特徴によりアポ獲得の難易度も異なります。自社のニーズや商材の特性を考慮し、適切なプランを選択するようにしましょう。
アポ取り代行を利用する際は、これらのデメリットをふまえ、慎重に業者選びや料金プランを検討してください。適切な選択を行うことで、代行のデメリットを最小限に抑えられます。
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上手なアポの取り方のコツは相手の立場を考えること
営業活動において、アポ取りは欠かせない重要なプロセスです。しかし、むやみやたらなアプローチではアポ獲得は難しいでしょう。
上手なアポの取り方のコツは、相手の立場を考えて行動することです。具体的なポイントをいくつか紹介します。
忙しい時間帯や繁忙期を避ける ：相手の業種や職種に配慮し、忙しい時間帯や繁忙期を避けるようにします。マナーを守り、相手に不快感を与えないように心がけましょう。
関係性に応じたアプローチを心がける ：相手との関係性を考え、適切な距離感で接することが大切です。これにより、信頼関係を築く一歩を踏み出せます。
相手にとってのメリットを提示する：提案やオファーが相手にとってどのようなメリットをもたらすのかを、明確に伝えましょう。相手の興味を引く情報を提供することで、アポ獲得の成功率を高めます。
これらのポイントを意識することで、ただアポを取るだけでなく、その後の商談をスムーズに進めるための土台を築けます。是非、実践してみてください。
電話でのアポ取りは手短に結論ファーストがコツ
電話でのアポ取りは、相手の負担にならないよう、手短に結論ファーストで伝えることが大切です。以下に、電話でのアポ取りで気をつけるマナーと例文を紹介します。
電話のアポの取り方で気をつけるマナー
1．事前に情報収集をする
過去の営業履歴を確認した上で、電話をかけましょう。
直近で電話をかけていた場合、相手は連続する営業を不快に感じることがあります。また、過去に営業を断られていた場合、その理由を把握することで、アプローチ方法に対策を講じられます。
2．時間帯・時期に配慮する
電話をかける時は、相手が忙しいであろう時間帯や繁忙期を避けましょう。
例えば、飲食業界であればピークタイム（11～14時頃や17～21時頃など）、税理士であれば繁忙期の年末～3月頃を避けることが望まれます。
相手の業種や職種に配慮して電話しましょう。
3．明るくハキハキと話す
電話でのコミュニケーションでは、声のトーンが印象を大きく左右します。
良い印象を与えるために「明るく」「ハキハキと」「ゆっくり」「丁寧に」「明るいトーンで」話すことを心がけてください。相手に安心感や信頼感を与えられます。
4．正しい言葉遣いを心がける
電話対応における言葉遣いは、ビジネスの印象を大きく左右します。相手の心証を良くするために、間違った敬語は使わないようにしましょう。
混合しやすい敬語表現をまとめましたので、参考にしてください。
5．要件を冒頭で手短に伝える
結論ファーストで手短に要件を伝えることが効果的です。相手は知りたい情報をすぐに得られるため、その後のコミュニケーションが円滑に進みます。
冒頭で商材の概要や特徴を簡潔に説明し、相手にとってのメリットを提示してください。
6．アポ日時は必ず復唱する
アポ日時が獲得できたら、間違いを防ぐため、必ず復唱するようにしましょう。
具体的に「来週の●曜日の●月●日の午前（午後）●時からですね」と、ゆっくりとはっきりと復唱することで間違いを防ぎ、相手との認識の一致を確認します。
7．感謝の気持ちを伝える
電話の最後には、時間をいただいたことに感謝を述べましょう。相手に良い印象を与え、信頼関係を構築します。
これらのマナーをふまえることで、電話によるアポ取りがよりスムーズになるでしょう。
電話でのアポの取り方の会話例
マナーをふまえた電話の話し方の例文として、以下を紹介します。
とっさの対応で失礼な表現が出ないよう、日頃から正しい言葉遣いを心がけましょう。
メールのアポの取り方は簡潔で見やすい文面作りがコツ
次は、メールでのアポ取りにおいて気をつけるマナーや例文を紹介します。
メールのアポの取り方で気をつけるマナー
1．事前に情報収集をする
メールにおいても、電話と同様に、過去の営業履歴を確認した上で送信しましょう。
連続して営業メールを送ってしまうと、相手は不快に感じることがあります。また、過去に断られていた場合、経緯や理由を把握しておくと、より良いアプローチに役立ちます。
2．件名に要件を書く
メールを送信するときは、簡潔に要件を示した件名にしましょう。開封につながり、また、内容を予測できるため、最後まで読んでもらいやすくなります。
3．内容を簡潔にわかりやすく書く
目的と要件を簡潔に伝えることが大切です。メールの冒頭に趣旨や要点を書き、その後に詳細情報を続けます。
適切に改行や空行を挿入して視覚的に見やすい形に整えたり、箇条書きを使用したりして、情報を整理することもおすすめです。
4．相手が読みたくなる文章を作成する
相手にとってのメリットを提示し、相手が自然と読みたくなる文章を作成しましょう。
相手が得られる具体的な利益や価値を、数値や実績で示すと効果があります。
5．主導で調整を進める
主導的に日程調整を進めることがポイントです。3～5程度の複数の日時を提案しましょう。相手が返信しやすくなり、商談につながりやすくなります。また、メ－ルのラリーが少なくて済み、相手に負担を与えません。
その他、商談にかかる時間の目安を記載しておくと相手も心づもりができ、検討してもらいやすくなります。
6．誤字脱字に気をつける
誤字脱字は、相手の心証が悪くなり、信用低下につながります。特に、相手の会社名、役職、名前には間違いがないよう細心の注意を払ってください。
送信前に必ず落ち着いて、読み返す習慣をつけることが大切です。
これらのマナーをふまえ、成約率の高いメールの作成を進めましょう。
メールでのアポの取り方の例文
マナーをふまえたメールの書き方として、以下を紹介します。
基本の文面はテンプレート化しつつ、相手の会社に合った提案ができるようパーソナライズしましょう。
アポ取り後のフォローも徹底を
アポが取れた後も安心せず、フォローを徹底しましょう。アポ獲得がゴールではなく、商談成功がゴールです。
アポが取れたメールのあとには電話をし、改めて自己紹介とお礼の言葉を伝えましょう。話の流れの中で、相手の困りごとや関心事のリサーチを行うと、商談成功に効果的です。
一方、電話でアポの日時が決まった場合は、その後メールを送りましょう。日時を記載して送ることで、双方の日時の間違いを防げます。
また、やりとりの記録を残しておくことも、今後の確認や共有のために重要です。その他、急な日時変更や相手からの質問があった場合は、柔軟に対応する姿勢を持ちましょう。
フォローを徹底することで、信頼を積み重ね、商談成功の可能性を高めます。
アポの取り方を効率化するには代行依頼が有効
効率的なアポ取りに励んでも、時間や手間がかかるのは事実です。
代行依頼することで、営業担当者は手間や労力を省き、商談準備などコア業務に集中できます。また、代行会社が行うアポ取りは、ノウハウや経験をふまえて効率的に行われるため、高い成果が期待できます。
アポ取りの代行依頼は、時間の有効活用だけでなく、成約率の向上や営業プロセス全体の効率化にも効果的です。アポ取りの代行依頼をぜひ積極的に検討してみませんか。
