ビジネスチャットは、メールや電話に次ぐコミュニケーションツールとして注目され、導入する企業も増加しています。場所を選ばず使えて、スピーディなやり取りができるビジネスチャットを活用して、業務の効率化や多様な働き方に対応することも期待できます。
おすすめのビジネスチャットの特徴・機能・料金を紹介しますので、導入を検討されている方は、参考にしてみてください。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、SNSのように気軽に業務連絡やタスク管理、情報の共有が行えるコミュニケーションツールです。LINEをプライベートで使っている方が多いと思いますが、ビジネスシーンには不向きな点があります。LINEのアカウント乗っ取りや情報流失のリスクがあるため、しっかりとセキュリティ対策がされているビジネス向けのチャットツールが望ましいのです。ビジネスチャットツールは、メールほど堅苦しい文章は不要なので簡素な文章でスピーディなやり取りが可能です。部署やプロジェクトごとにグループを作成すれば、グループ内の複数人での会話や情報の伝達がスムーズに行えます。自然災害など緊急時には安否確認や連絡手段として活用することも期待できます。スマホがあればどこでも受信・返信ができるので業務の効率化やテレワーク、生産性向上といった働き方改革でも注目のツールです。
機能紹介
ビジネスチャットの主な機能をご紹介します。
チャット機能
テキストでやり取りするチャット機能がビジネスチャットのメイン機能です。1対1のやり取りはもちろん、部署やチームごとにグループを作成し、そのグループ内の複数人で会話を進めることができます。メールのような挨拶や署名などの入力が不要なので気軽にやり取りができます。
ビデオ/音声通話機能
テキストではなく、音声での会話、顔を見ながらのビデオ通話ができます。通話中に自分のパソコン画面を共有できる機能もあります。文字だけでは伝わらないときや緊急時は、声や表情で円滑なコミュニケーションが取れるようになります。複数人での通話も可能なのでWEB会議として利用できます。
タスク管理機能
タスクを作成、編集して管理する機能です。自分自身のタスクの把握、メンバー内でのタスクの共有・管理をします。タスクの内容や期日、進捗状況が確認しやすくなります。
ファイル共有機能
ExcelやWord、画像、動画などを添付してファイルの共有をすることができます。業務に関する共有したファイルを管理する機能もあります。通話中に資料を共有することもでき、可能で迅速な情報共有が可能です。
メリット
・スピーディなコミュニケーション
送るときも受け取るときも素早くリアルタイムでやり取りができるのが魅力です。スマホがあれば、いつでもどこでもメッセージのやり取りができます。メールは送信する際にアドレス・件名・挨拶・本文…など入力することがたくさんあり、文章を考える時間もかかります。ビジネスチャットは登録されている送り先を選んで本文を入力して送信するだけ。ビジネスチャットでメッセージを受信する際も、メッセージに気づくまでの時間がメールよりもはるかに速いのです。
・情報の共有で生産性向上
業務をスムーズに遂行するためには、情報の共有、そしてスケジュールやタスクを共有することが重要になります。ビジネスチャットにはこれらの機能が備わっているので、各自でも管理がしやすく業務の効率化が図れます。場所を選ばず利用できるビジネスチャットなら、出張中やテレワークでも活用できるので、会議のための移動時間や交通費などの削減も期待できます。業務の効率を上げて、さらに無駄を削減して生産性向上につながることが期待できます。
・複数人でのコミュニケーションが可能
部署やプロジェクトなどグループを作成することにより、グループ内でのコミュニケーション・情報共有ができ業務が円滑に進みます。簡潔な文章が適しているビジネスチャットでは、やり取りが手軽でスピーディです。ビデオ・音声通話機能はWEB会議のように利用できるので、文字だけのやり取りよりもスムーズな情報共有、スケジュール管理が可能になります。
デメリット
・対面のコミュニケーションが減る
ビジネスチャットを導入することにより、チャット上でやり取りが完結して、直接顔を合わせる機会が減少するという懸念があります。チャットを利用したスピード感は重要なことですが、正確に情報を伝えるために、実際に会って会話をする、電話で話すといった判断ができるようにしましょう。
・重要な情報が流れる、埋もれる
気軽にやり取りができるため、次々と会話が進み、重要な情報が流れたり埋もれることがあります。また、すべての人に情報が伝わっているという認識でやり取り続けられる危険があります。メモやピン留めなどの機能を使うなど、重要は情報を見逃さない工夫が必要です。
・無駄なコミュニケーションが増える
時間や場所を選ばずやり取りができることはメリットでもありますが、無駄なコミュニケーションの増加につながります。常にやり取りが行われている状態なので、メッセージの確認や返信に追われ、時間と労力を使ってしまい生産性の低下につながります。ビジネスチャットの利用目的が業務上のコミュニケーションであるはずが、業務に関係ないやり取りが行われたり、業務時間外や休日まで連絡がくるという欠点があります。強いストレスを感じる人もいるので注意が必要です。利用の目的、仕事とプライベートの区別を明確にして利用しましょう。
ビジネスチャットを選ぶ3つのポイント
１．料金
ビジネスチャットを選ぶ際に気になるのが価格です。無料プランもたくさんありますが、有料プランに比べ、使える機能が少ないといったデメリットがあります。セキュリティや機能の種類で価格が大きく変わるので、利用目的を明確にして必要な機能を見極めることが重要です。
２．目的に合った機能が備わっているか
チャット・通話・ファイル共有など目的を達成のために備わっている機能がなければ導入しても無駄になってしまいます。使用目的を明確にして、前述のデメリットをなくすことも重要です。機能が複雑だったり使用が難しいものは、使いこなせず結局使用しなく懸念があります。電話やメールに並ぶツールとしてビジネスチャットは注目されていますが、頼りすぎることなく電話・メールとの使い分けを明確にすることも円滑なコミュニケーションには大切です。
３．セキュリティ
ビジネスの現場で、LINE等のチャットツールではなく、ビジネスチャットツールを使う大きな理由として、セキュリティ対策が挙げられます。日ごろプライベートで利用するLINE等はアカウントの乗っ取りや情報漏洩の危険が考えられ、ビジネス上での利用はリスクがあります。取引情報や顧客情報を扱うビジネスにおいて、高いセキュリティは必須条件です。不正アクセス・情報漏洩などの対策がしっかりとされているか確認しましょう。
おすすめビジネスチャット
１．Chatwork
特徴
導入企業は24万社を超える国内シェア№1のビジネスチャットです。チャット機能だけでなく、タスク管理、ビデオ通話など豊富な機能で業務をサポートします。Chatｗorkに登録しているユーザーであれば、社内外の誰とでもつながれるので情報共有もスムーズです。メール、電話、会議など仕事で必要なコミュニケーションの活性化や業務効率化を実現します。官公庁や大企業も利用できる高いセキュリティ水準と情報管理体制で安心して利用できます。
機能
・チャット機能
・タスク管理機能
・ファイル管理機能
・ビデオ/音声通話機能
料金プラン
２．Slack
特徴
アメリカでリリースされたSlackは、IT系に人気でエンジニアに支持されるビジネスチャットツールです。チームのメンバーが連携しながらシームレスなチームワークを実現するビジネスコラボレーションハブです。個人同士のチャットだけでなく、部署やチームごと作成するチャンネルでやり取りをします。シンプルなデザイン使いやすいので、ビジネスチャットツールに慣れていない企業もスムーズに導入することが可能です。Google DriveやDropboxなどフォルダ共有サービスやカレンダーなど1,000以上の外部ツールと連携できる拡張性の高いシステムです。
機能
・チャンネル（チーム別、プロジェクト別、顧客別などで作成したグループ）
・ダイレクトメッセージ
・通知
・メンション
料金プラン
３．LINE WORKS
特徴
プライベートで使うことが多いLINEですが、なじみのある画面と機能で誰でもすぐに使えます。操作も同じなので社内教育が不要で、導入したその日から使いこなせます。企業向けのため、外部からの攻撃にも備えた安心安全のセキュリティです。LINEでおなじみのスタンプはもちろん、カレンダー、掲示板、アドレス帳、アンケートなど仕事で活用できる充実した機能がそろっています。
機能
・トーク
・既読確認・再通知
・カレンダー
・アンケート
・アドレス帳
料金プラン
４．Talknote
特徴
Talknoteは、メッセージのやり取りだけでなくグループごとのタイムライン投稿やタスク管理によって、会社や業務について一目で分かるような設計になっています。
また、TalknoteのポイントはAIを搭載している点。
アクセス時間やメッセージのやり取りを分析してメンバー一人ひとりの業務意欲や社内のコミュニケーションについて管理することができます。
具体的には、業務意欲を数値化するアクションリズム解析、既定の勤務時間より長くアクセスしていないかと検知するオーバーワーク検知、「誰が」「誰と」「どれくらい」メッセージの送受信をしているのかを定量的に把握できる“よくメッセージする人”という機能です。
【特徴】
・シンプルなインターフェース
・誰が既読/未読かを把握できる
・コミュニケーションをAIで解析
・最大500MBまでファイル添付可能
・充実したサポートと導入コンサルティング
機能
