DM発送代行とは？依頼の流れと選び方を解説

「DM発送業務の負担やコストを減らしたいが、どこまで任せられるのかわからない」と悩んでいる方もいるでしょう。DM発送代行を活用すれば、データ入稿から印刷・封入・発送までを一括で外部委託でき、作業負担とコストの両方を軽減できます。

本記事では、外注化を検討する企業担当者に向けて、サービスの内容やメリット、依頼の流れ、料金の決まり方、業者選びのポイントまで詳しく解説します。

Q1: DM発送代行とは？

DM発送代行とは、宛名データの受入から印刷、封入・封かん、郵便局や配送業者への差出までを、外部の専門会社がまとめて請け負うサービスです。

発送代行がカバーする作業範囲

ダイレクトメール（DM）を1件送るまでには、印刷物の準備だけでなく、宛名の印字、印刷物の折り加工、封入・封かん、郵便局や配送業者への差出といった工程が発生します。

会社によっては、DMの企画・デザインや印刷まで対応します。任せられる範囲は会社ごとに幅があるため、見積り時に確認しておくと安心です。

自社発送との違い

自社発送と発送代行の主な違いは、次のとおりです。

数千通のDMを社内で処理する場合、封入だけで数日を要することも珍しくありません。また、日本郵便には同一内容の印刷物を大量に差し出す際の広告郵便物という制度があり、通数などの条件に応じて料金が割り引かれます。

Q2: DM発送代行を利用するメリットとは？

DM発送代行を利用すると、封入や宛名印字などの手作業を削減できるほか、大量発送による送料の削減や、迅速な発送が可能という利点があります。

手作業を削減できる

DMの封入や宛名印字は、通数が増えるほど人手と時間を必要とします。繁忙期に社員が総出で作業にあたるような状況も、外部委託によって避けられるでしょう。専用の封入機を備えた会社であれば、大量の処理も短時間で進みます。

送料を抑えられる

日本郵便の広告郵便物では、定形・定形外郵便物を2,000通以上差し出す場合に12％から、通数が増えるにつれて割引率が上がる仕組みが設けられています。印刷や封筒の仕入れもまとまるため、1通あたりの単価を抑えやすくなります。

迅速な発送ができる

キャンペーンの告知など、届けたい時期が決まっているDMでは、スケジュール管理が成果を左右します。発送のノウハウを持つ会社に任せることで、希望日に合わせた差出がしやすくなります。

Q3: DM発送代行を依頼する際の流れは？

DM発送代行を依頼する流れは「代行会社の選定・見積り依頼」「デザインデータ・宛名リストの準備」「発送作業・発送処理」「アフターフォロー」の4ステップに大きく分けられます。デザインデータの有無によって工数が変わるため、事前に自社で用意できるものを整理しておくとスムーズに進められます。

代行会社の選定・見積り依頼

DMの種類、通数、希望する発送日を伝えて見積りを依頼します。複数社から取り寄せると、料金だけでなく対応範囲の違いも見えてきます。

デザインデータ・宛名リストの準備

印刷用データと宛名リストを、会社が指定する形式で入稿します。リストの重複や表記のゆれは事前に整理しておくと、手戻りを減らせます。

発送作業・発送処理

印刷から封入・封かん、宛名の印字を経て、郵便局や配送業者へ差し出されます。仕上がりを確かめるため、事前に見本を確認できる会社もあります。

アフターフォロー

発送後は、宛先不明で戻った郵便物の報告や、反響数の集計に対応する会社もあります。次回の配信に向けてリストを更新するうえで役立ちます。

Q4: DM発送代行会社の選び方は？

DM発送代行会社を選ぶ際は、業者の実績や信頼性、料金体系の透明性を事前に確認し、契約前に仕様・数量・納期を詳細にすり合わせておくことが重要です。

実績・信頼性を確認する

過去にどのような業種のDMを、どの程度の規模で扱ってきたかは、依頼前に確認しておきたい情報です。個人情報を預けるため、プライバシーマークの取得状況など管理体制もあわせて確認しましょう。

株式会社NEXER Groupとコンペルによる調査では、外部業者への発注で失敗やトラブルを経験した方のうち30.4％が、発注前に確認したい情報として「業者の過去の実績・ポートフォリオの充実した掲載」を挙げました。

この結果からも、DM発送代行会社を選ぶ際は、実績の有無だけでなく、取り扱ったDMの種類や発送規模まで確認すると、依頼先を比較しやすくなります。

アンケート引用元（PR TIMES）：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000002848.000044800.html

料金体系の透明性を確認する

料金は、印刷費・封入作業費・郵送料などの積み上げで決まります。見積書を受け取ったら、内訳が項目ごとに分かれているか、どこまでが基本料金に含まれるかを確かめておきましょう。

契約前に仕様・数量をすり合わせる

用紙のサイズや厚み、封入物の点数、発送通数、差出日は、書面で共有しておくと認識のずれを防げます。複数社を比べる場合は、料金だけでなく、対応できる作業範囲や実績、納期まで比較しましょう。比較する条件をそろえると、自社に合う依頼先を絞り込みやすくなります。

まとめ

DM発送代行は、宛名データの受入から印刷、封入、差出までを一括で任せられるサービスです。手作業の削減や送料の見直しにつながる一方で、実績や料金体系の透明性を確認し、仕様と数量を契約前にすり合わせておくことが、失敗を防ぐポイントとなります。

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